TUJUAN
Membuat tujuan ekspedisi tidak semudah seperti yang diperkirakan, karena merumuskannya harus berdasarkan realitas dan tidak boleh terlalu berambisi. Sebagai contoh, apaka tujuan ekspedisi itu sesuai dengan dana yang tersedia, apakah kemampuan anggota ekspedisi cukup untuk melakukannya, apakah punya cukup waktu untuk melaksanakannya hingga selesai, dan apakah izin untuk melakukan bila diperoleh?
Setiap anggota harus mengetahui secara jelas tujuan ekspedisi itu. Ini untuk menghindari kesalahpahaman yang mungkin akan terjadi kemudian. Tujuan ini pula yang akan menjadi patokan apakah suatu ekspedisi itu berhasil atau gagal.
WAKTU
Apakah waktu yang telah ditetapkan bisa diikuti oleh semua anggota?ekspedisi selama dua minggu mungkin bisa diikuti oleh anggota-anggota yang mahasiswa atau pelajar, tetapi bagaimana kalau ekspedisi itu memakan waktu satu atau dua bulan? Perencanaan ekspedisi memang harus pula memperhitungkan kalender kuliah atau bekerja angota-anggotanya.
Hal lain yang harus diperhatikan adalah musim pada saat pelaksanaan ekspedisi. Ekspedisi speleologi yang menyelusuri gua-gua air, tentu tidak akan melakukan kegiatannya di musim hujan, karena kemungkinan banjir didalam gua adalah sangat besar pada saat seperti itu.
PESERTA
Jumlah anggota ekspedisi harus ditetapkan berdasarkan beberapa pertimbangan. Beberapa orang yang bisa dilibatkan dengan fasilitas transportasi yang ada? Berapa orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tujuan ekspedisi berdasarkan keahlian, pengalaman, dan minat peserta? Apakah jumlah peserta sesuai dengan kegiatan yang akan dilakukan di lapangan?
MENENTUKAN BIDANG-BIDANG DALAM ORGANISASI
Pimpinan ekspedisi sebaiknya tidak terlibat dalam pekerjaan yang terperinci dan melelahkan sebelum pelaksanaan ekspedisi dimulai. Meskipun demikian, dia harus tetap mengikuti semua perkembangan persiapan ekspedisi. Untuk itulah, diperlukan pendelegasian tugas kepada bidang-bidang dalam organisasi, misalnya bidang dana, bidang publikasi dan dokumentasi, bidang perlengkapan/logistik, bidang akomodasi, bidang konsumsi, bidang medis, bidang latihan dan teknis (olahraga), dll. Ketua bidang langsung mempertanggungjawabkan kegiatannya kepada pimpinan ekspedisi.
ANGGARAN KEUANGAN
Dalam penyusunan keuangan, beberapa hal harus diperhitungkan, antara lain kemungkinan situasi ekonomi negara kita, seperti inflasi, sanering, atau perubahan kurs mata uang asing. Kemungkinan lain adalah tidak tercapainya dana yang dibutuhkan unttuk ekspedisi. Apa yang akan dilakukan bila ini terjadi?mengurangi jumlah peserta, memendek lamanya ekspedisi, mengundurkan saat pelaksanaan, atau membatalkan ekspedisi sama sekali?
PERSIAPAN EKSPEDISI
Waktu untuk mempersiapkan suatu ekspedisi harus diperhitungkan secara matang. Setiap bidang harus memberikan perkiraan waktu persiapan yang dibutuhkan secara terinci, biasanya dalam bentuk tabel. Setiap perkiraan dari setiap bidang ini kemudian diintegrasikan dalam satu tabel besar yang ditempatkan di sekretariat, sehingga kontrol terhadap persiapan ini dapat dilakukan bersama-sama.
PERIZINAN
Setiap daerah mempunyai peraturan perizinan yang tidak selalu sama. Izin ini juga tergantung pada sifat ekspedisi yang dilakukan: untuk penelitian, wisata, pembuatan film atau petualangan. Selain izin dari daerah izin kegiatan juga harus didapatkan dari pihak birokrat (kampus), polisi, dan yang tidak kalah penting izin dari orangtua.
PEMBUKUAN PERJALANAN
Pembukuan ekspedisi sebaiknya dilakukan secepatnya, kalau ekspedisi itu akan dilakukan pada masa libur misalnya, pembukuan harus dilakukan jauh-jauh hari, sebelum tempat di kereta api, bus, pesawat atau kapal laut habis.
MENENTUKAN KOORDINATOR KEGIATAN
Koordinator atau ketua bidang harus dipilih dari orang-orang yang berwibawa dan mempunyai pengalaman sebagai pemimpin. Demikian juga dengan pimpinan dilapangan, koordinator pendakian misalnya, tak selalu harus pemanjat tebing yang hebat, tetapi yang lebih penting lagi haruslah seseorang yang mampu mengkoordinasikan pendakian tersebut.
PEMBAGIAN TUGAS
Deskripsi kerja harus dipahami sekali oleh setiap koordinator bidang. Pimpinan ekspedisi harus mempunyai suatu sistem untuk selalu mengikuti perkembangan persiapan ekspedisi, misalnya dengan cara mengadakan pertemuan berkala atau membaca laporan yang dibuat oelh koordinator bidang kegiatan bersangkutan.
SPONSOR DAN PUBLIKASI
Ada kalanya pencantuman seseorang sebagai penasehat atau pelindung dalam organisasi ekspedisi dilakukan dengan pertimbangan diplomatis, yaitu untuk mendukung organisasi itu dalam usaha mencari kemudahan fasilitas (misalnya, pesawat udara, kapal laut) atau sumbangan lainnya.
Publikasi di media massa seringkali penting dan berkaitan erat dengan usaha pengumpulan dana. Seseorang yang bertanggungjawab terhadap publikasi perlu ditunjuk. Dia harus pandai berhubungan dan menarik minat pers untuk menyiarkan kegiatan ekspedisi ini, baik di koran, majalah, maupun di radio dan televisi.
PENELITIAN DAN PERENCANAAN
Perencanaan terperinci harus dilakukan oleh setiap bidang seperti jalur evakuasi, melapor ke penduduk atau polisi, puskesmas terdekat apabila nanti dalam pelaksanaan ekspedisi terjadi kecelakaan, melihat kemungkinan komunikasi radio, telepon, dll.
KONFIRMASI
Lakukanlah pengecekan dan konfirmasi seluruh informasi yang telah masuk, sehingga data yang diperoleh dapat dipakai untuk kepentingan ekspedisi.
SELEKSI ANGGOTA
Selain untuk memperoleh orang yang tepat untuk melaksanakan tugas tertentu, seleksi penting dilakukan untuk menumbuhkan rasa memiliki pada setiap anggota. Seseorang harus diyakinkan bahwa dia memang pantas untuk ikut dalam ekspedisi, karena keanggotaannyatelah melalui suatu seleksi. Ukuran seleksi dapat bermacam-macam, misalnya dengan memperhatikan keterampilannya (teknis atau organisasi, mental, fisik).
PELAKSANAAN KERJA SECARA TERPERINCI
Setiap bidang mulai melaksanakan pekerjaannya secara terinci. Setiap koordinator harus pandai menjalankan roda organisasi bidangnya dan melihat apakah masih ada bagian-bagian yang belum tergarap.
ANGGARAN DAN PENGALOKASIANNYA
Alokasi dana atau anggaran keuangan harus tepat dan masuk akal. Misalnya, apakah perlu mengeluarkan uang untuk stiker dan kaos, sementara masih ada kebutuhan lain yang lebih penting? Buatlah suatu anggaran yang terperinci untuk setiap bidang dan skala prioritas. Pemasukan dan pengeluaran uang hanya berhak dilakukan oleh satu orang, misal bendahara atau pimpinan ekspedisi.
PERENCANAAN DI LAPANGAN
Kegiatan dilapangan sudah jauh-jauh hari dirumuskan secara terperinci pula. Susunlah rencana itu dalam satu cacatan khusus hari perhari (ROP)
KOMUNIKASI ANTAR ANGGOTA
Perlu ditunjuk seseorang yang bertanggungjawab atas hubungan setiap anggota ekspedisi. Dia harus tahu setiap perkembangan persiapan ekspedisi. Hubungan antar anggota ekspedisi perlu untuk mengetahui koordinasi dan persiapan sebelum kegiatan dimulai. Banyak cara yang dilakukan yang mudah dengan SMS atau telepon.
BRIEFING
Seluruh anggota ekspedisi akhirnya dikumpulkan untuk menerima briefing. Pada kesempatan ini pimpinan ekspedisi menjelaskan segala sesuatu yang berkenaan dengan ekspedisi, antara lain tujuan, lokasi, kemungkian-kemungkinan yang akan terjadi, metode dan strategi di lapangan, dsb.
Kalau perlu, dalam kesempatan ini diadakan pula diskusi oleh para ahli untuk turut menjelaskan kawasan lokasi ekspedisi dari segi geologi, biologi, atau antropologi. Kesempatan ini juga dapat dipakai untuk mengenal dan mengadakan latihan pemakaian peralatan baru seperti pemasangan tenda dll.
PELAKSANAAN EKSPEDISI
Dalam tahap ini, pimpinan ekspedisi langsung menangani pelaksanaan kegiatan. Pimpinan harus pandai menekankan kepada anggota-anggotanya, bahwa keberhasilan ekspedisi akan tergantung sekali pada kemampuan setiap anggota untuk belajar, tinggal dan bekerja bersama-sama sebagai satu kelompok yang utuh.
Pada setiap kesempatan, lakukan pertemuan untuk mengadakan evaluasi dan diskusi mengenai bermacam masalah yang dihadapi. Berilah kesempatan pada setiap regu untuk melaporkan kegiatan yang telah dan akan dilakukannya, sehingga semua anggota dapat saling mengetahui. Secara keseluruhan, adalah bijaksana untuk bekerja keras pada saat cuaca baik dan beristirahat pada cuaca buruk.
SETELAH EKSPEDISI
Tahap ini merupakan antiklimaks, sehingga seringkali kegiatanya terlur-ulur, bahkan tidak jarang dilupakan. Ada baiknya semua anggota dikumpulkan satu atau dua hari di suatu tempat, lalu bersama-sama melakukan pembuatan laporan, paling tidak laporan sementara. Setelah itu, kirimlah ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu kelancaran ekspedisi.
* Badil,. R (ed). 2010. Norman Edwin: Catatan Sahabat Sang Alam. PT: Gramedia, Jakarta.
No comments:
Post a Comment
Terimakasih Untuk Komentar Anda Di Artikel Ini.